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Como hacer una fiesta espectacular
Hoy en día, con la tremenda importancia que tienen nuestras relaciones sociales, organizar una fiesta se convierte para muchos en una fuente de estrés. Esta pesadilla se agudiza cuando vemos a nuestros amigos organizando con desespero reuniones, que por pequeñas, se convierten para ellos en un dolor de cabeza.

La siguiente lista, le permitirá en muy poco tiempo manejar la mayoría de los elementos necesarios para organizar con éxito fiestas, independientemente de su tamaño o importancia.

Estos 10 pasos bien ejecutados convertirán su fiesta en todo un acontecimiento, sin importar si es el primer año de su hijo o el aniversario número cincuenta de su matrimonio.

Paso 1: Defina el motivo o el tema.
Aunque parece obvio, tenemos que definir que vamos a hacer. He visto personas que organizando sencillos cumpleaños terminan convirtiendo el evento el algo parecido al matrimonio de su primera hija con un miembro de la realeza.

 

 
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Si es un cumpleaños hay variedad de temas comerciales y muchos más que usted puede inventar. Usted puede por ejemplo hacer una fiesta marinera, de súper héroes (recuerde que a los niños les encanta disfrazarse), de un tema de series de TV, etc. Cualquiera que sea, es lo mejor definir con exactitud de qué se trata el evento para ser consecuente con la hora de planificar el resto.

Las revistas especializadas, internet o las mismas tiendas de artículos para fiesta, podrán darle la inspiración que necesita. Inclusive hay una técnica muy sencilla. Observe los gustos del homenajeado y se dará cuenta que prefería para su fiesta y, no se asuste de este consejo si es el primer año de su hijo, a esa edad también tienen preferencias claras.

Finalmente recuerde que no debe necesariamente existir un motivo tradicional para hacer una fiesta. Usted puede hacer una fiesta por ser por ejemplo jueves o sábado, o verano o invierno. Cualquier motivo será bueno cuando de compartir con amigos se trata.


Paso 2: Identifique la fecha
Listo. Ya sabe que clase de fiesta va ha realizar y que tema ha seleccionado. Ahora solamente tiene que escoger una fecha. Para esto hay elementos que debe tener en cuenta, como por ejemplo que no sea la final del mundial de fútbol (a menos que la fiesta sea precisamente de fútbol) o un día de mucha celebración en su ciudad (tendrá tanta competencia que tendrá que ajustar su bolsillo a su máxima capacidad).

Las estaciones son también importantes. Si hay probabilidad de lluvia o condiciones climáticas adversas, se recomienda no hacer eventos al aire libre por ejemplo.

De acuerdo con la cultura que le rodea usted sabrá cual es el comportamiento de sus invitados y adecuará la fecha, horario y lugar acorde con las posibilidades de la mayoría.


Paso 3: Revise su presupuesto
Ahora, luego de haber soñado un poco, tenemos que aterrizar nuestra idea. Tener claridad de cuánto vamos a disponer para el evento nos facilitará desarrollar de manera mas adecuada las ideas que siguen a continuación.

No se preocupe por tener que llevar al límite sus tarjetas de crédito o de dejar al gato sin comida por tres meses. Una fiesta es una oportunidad de reunirnos con nuestros amigos y no necesariamente una demostración del nivel de nuestra capacidad económica. Aclaro que si disponemos del recurso financiero, esta es una excelente inversión. Divierta y diviértase con sus amigos en una verdadera fiesta, SU fiesta.

Hay unos consejitos para hacer rendir el dinero que usted invierte en una fiesta:

a) Si hay poco, su casa o el salón común del multifamiliar donde viva será un buen lugar para celebrar.

b) El menú no requiere una gastronomía refinada ni cantidades descomunales. Sea muy razonable con el menú para la fiesta porque es uno de los ítems más costosos en la misma.

c) Mientras los alimentos son pequeños momentos en la reunión, la recreación será durante todo el tiempo de la misma. Asegúrese que la empresa seleccionada sea profesional. Muy seguramente la diferencia en precio entre una organización de entretenimiento profesional y las informales es muy pequeña. Un ahorro en este aspecto podrá ser grave para usted.

d) La decoración no requiere desocupar el almacén ni la contratación de diseñadores de interiores. A veces con globos y un par de elementos adicionales tenemos algo de bueno gusto.

Paso 4: Haga una lista de invitados
Seguramente querrá traer a sus amigos de otro continente o hacer una convocatoria por medios masivos de comunicación para tener una fiesta concurrida, pero recuerde que el punto tres podría ser una limitante. La regla clásica siempre será: A mayor número de invitados, mayor inversión.

Escribir la lista y compartirla con quien le ayude en la fiesta será una buena forma para no olvidar a su mejor amigo (por ejemplo) a la hora de entregar las invitaciones.


Paso 5: Escoja el lugar del evento.
Si es en salón o en la playa o en el jardín, su fiesta será diferente en cada una de estas alternativas. Un elemento importante para determinar el lugar de su evento será la cantidad de sus invitados y no menos importante, el punto numero tres (le prometo que no repito este asunto).

Se que querrá hacer su fiesta en el mejor club de la ciudad y que sea Shakira la artista invitada, pero lamentablemente, es muy probable que esto le cueste un poco (lo siento, no pude cumplir la promesa). Si usted puede hacerlo, por favor, no olvide incluirme en su lista de invitados. No siempre estos lugares maravillosos son los mejores para organizar las fiestas, existen sitios atendidos generalmente por sus propietarios que tienen gran calidad y precios más razonables.

Tenga mucho cuidado en revisar con detalle el lugar del evento para que no se lleve sorpresas desagradables. La ubicación geográfica es muy importante, ojalá que esté al alcance de la mayoría, que tenga un parqueadero adecuado y capacidad para atender con comodidad a sus invitados.

A veces, y nuevamente nuestro tema número tres sale a flote, nuestro presupuesto permite un lugar creativo para la fiesta. De los favoritos para mi se encuentra por ejemplo hacer una despedida de soltero en un avión privado o en un yate en mar abierto.

Por favor, no se enfoque en el tema de la celebración, mi intención con el ejemplo anterior es mostrarle el lugar del evento.

Paso 6: Concéntrese en los servicios y los detalles
Un consejo muy especial. Todos los negocios que haga procure tenerlos por escrito y revise la letra menuda de los mismos. Por ejemplo, multas por cancelación, reglas o normas de usos de instalaciones, horarios de trabajo, cargos extras, seguros inclusive.

Llevar un record de los servicios contratados, en un lugar de fácil acceso, como una carpeta por ejemplo, le ayudará a aclarar en cualquier momento dudas sobre su proyecto. Mantenga todos los datos juntos de la fiesta, y por favor, no los meta en la guantera de su carro o en su bolso o en su billetera. Se deteriorarán en el momento que mas lo necesite.

Tenemos un interesante artículo en nuestro sitio para complementar este punto, se llama consejos para fiestas. Le recomendamos que le de una lectura también.

De todos modos haga una pequeña lista de las cosas que para usted son importantes y si es posible entrégueselas por escrito a su proveedor y asegúrese que, por muy obvias, las entienda.

Paso 7: Revisiones de última hora.
Que la cámara fotográfica o tenga rollo o si es digital que tenga baterías y memoria suficiente, que la cámara filmadora esté cargada, son detallitos que nos enfrían un buen momento. Si usted contrato este servicio, no se preocupe por esto entonces.

Le recomendamos llamar a sus contratistas, pero solo para verificar que todo esté bajo control. Esto seguramente lo dejará mas tranquilo si es una persona con tendencia a la perfección.

Para las fotografías no tiene que contratar a alguien profesional para hacer esto, sin embargo, de acuerdo a la importancia del evento, le recordamos que tendrá solo una oportunidad para reunir de esta forma a sus amigos. Si es así, no escatime esfuerzos para contratar a un verdadero profesional (verifique sus referencias) en este servicio. Será un momento inolvidable que merece un registro gráfico.

No se olvide de tener listos los cheques o el efectivo disponible para los pagos a los servicios contratados. Es gratificante para los que prestan servicios recibir la justa remuneración sin contratiempos.

Si es posible, revise el lugar de la reunión varias horas antes de su fiesta. Verifique que todo esté bien o en proceso.

Paso 8:no se olvide de usted.
No permita el la tensión que causa este emprendimiento la aleje de mimarse un poco antes de la celebración. Usted debe estar radiante y si se concentró en los detalles con tiempo, escogió a los proveedores mas reconocidos, tiene muy poco de que preocuparse. Deje en sus manos el asunto ya que pare ellos es cosa cotidiana, normalmente es un placer hacer este trabajo y tienen mucha experiencia, seguramente mucho mas que la suya. Disfrute este último momento poniéndose en forma para disfrutar el momento que está por venir. Hacemos una fiesta para celebrar no para torturarnos.

Paso 9: Disfrute del evento.
Si usted es de esas personas que son experto chef, mesero, recreacionista, fotógrafo, decorador, utilero, chofer, limpiador… le garantizo que va ha tener una PESADILLA. Un poco de terapia podrá ayudarlo más que este artículo.

Este momento es el resultado por el que usted ha pagado e invertido tiempo. Relájese, si hay pequeños detalles que no son de su gusto o no estaban planeados, es preferible indicarlos a la persona que corresponda para que tome los correctivos de inmediato. Si usted agrede, discute, se enfada, no estará en tono de disfrutar de este momento.

Supervise, de recomendaciones, este cerca de la operación, poro por favor, POR FAVOR: deje trabajar a las personas que contrató.

No se convierta en una pesadilla para sus contratistas, no sea una de esas personas imposibles de satisfacer. Relájese, tranquilícese, la fiesta esta llena de minutos, detalles, momentos que serán bien recordados por todos. No permita que una percepción o un pequeño detalle le impidan disfrutarla.

Paso 10: anote y agradezca.
Como en toda empresa, las evaluaciones son la mejor forma de crecer y capitalizar la experiencia. Anote en su agenda las cosas buenas y las que debe mejorar, envíe una nota de agradecimiento a los que colmaron sus expectativas e inclusive a los que asistieron a su evento. Quedara usted como un excelente anfitrión.

 
 
 
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